東雲研究所の「東雲のヘルプデスク」では毎日お客様から様々なご相談を頂いており、頂いた相談内容はJiraに記載し、最終的なナレッジやお客様から頂戴した各種情報をConfluenceに記録しています。
整理されたドキュメントを最速で作る
タイパ(タイムパフォーマンス)良く業務をこなすには、「整理されたドキュメント」が重要な要素になります。
既存のお客様から追加のご相談を頂いたとき、過去のやりとりは勿論ですがヒアリング結果が整理されたドキュメントが必要になります。可読性が良いドキュメントが要求されますが、ドキュメント作成に多くの時間を割くことは出来ません。
そこで弊社ではConfluenceのテンプレート機能などを駆使して「整理されたドキュメント」を作成し、お客様への返答スピード向上を図っています。そのテクニックをいくつかご紹介します。
とにかくテンプレートを作ろう
弊社では、ビジネスロジックやプロジェクト運用を構築する際には必ず最初にドキュメントの「ほぼ最終形」を用意します。その時に活用しているのが「テンプレート」です。
お客様からWordPressサイトに関する接続情報を頂戴するケースが多いため、このようなテンプレートを最初に作成します。
「迷わず書ける」を意識して最短時間でドキュメントを作り上げる
パーツを挿入できるのですが、「情報パネル」は非常によく使います。例えば「認証情報は～」の所は赤く強調していますが、確実に見える所に注意書きを記載することで迷わず項目を入力出来るように意識しています。
弊社ではパスワード情報などは1Passwordに全て管理しており、Confluenceには記載しないというルールにしています。
このため、記載しないような工夫をしています。
また、関連するConfluenceページのリンクを掲載しておくことで、最短経路で関連情報にアクセス出来るようにしています。
「繰り返し」を減らす努力をしよう
テンプレートを作り上げる時こそ時間をそれなりに消費しますが、2回目・3回目と繰り返し使うことで対応時間を減らすことこそがタイパ良く仕事をする上で非常に重要になります。みなさんもConfluenceを使ってタイパ良く仕事していきましょう！