こんにちは。不破です。

東雲研究所ではシステム開発やサーバの保守、更にヘルプデスクを運営しています。私1人で全ての業務を行っているので、作業効率の向上や改善は常に行っています。今回、合同会社への法人化に伴い社内システムを一新して、アトラシアン製品を中心としたフォーメーションに切り替えた話を書いてみます。

切り替え前の状況

法人化を行う前、つまり個人事業主時代はBacklogを中心にタスク管理を行い、全体的な案件の進行管理をasanaで行っていました。また、CRMとしてSalesforceを導入することで顧客単位でステータスを管理していて、更にナレッジの管理にesaを使用していました。

結果的に様々なツールが別々に派生してしまい、情報の一元管理が難しいという課題を抱えていました。従来ではZapierによる自動化・連携を行うことで各サービスの良いところを活用して業務を進めていましたが、Zapier自体もランニングコストが結構かかります。

更に最近の円安によるコスト増大にも対応する必要があり、ツールの整理を行う必要に迫られていました。

Backlogの微妙だったところ

4年近くBacklogを(別の現場にいた頃を含めるともっと以前から)使い続けてきたのですが、色々使いづらい所も出てきました。

まずガントチャートなんですが、開始日と終了日などを設定しないとそもそもチャートに出てこない事から、設定をミスったタスクが埋没して存在に気づかなかったケースが何回かありました。ガントチャートの下の方に出てきてくれればいいんですが・・・

あとWikiの機能も昔からあまり進化せず、毎回プレビューボタンを押さないと最終形を出せないため、結局esaを使い続けていました。

gitリポジトリを作る機能もあるのですが、CI/CDという概念が存在しない(Circle CIとか使うことになる)ため、結局githubを使うことになったり。

その他ZapierやPower automate等でアダプターが提供されていない等、外部連携という点でも微妙だったりします。(「自分でAPIを叩いて作ればいいじゃん」っていう話でもあるんですが、そんな時間的余裕も無いんですよね。余裕が無いからツールに頼っているのに本末転倒)

結局課題管理しか使わないのですが、機能が大して増えていない割に来年から5,000円近く値上げという点もかなりマイナス評価でした。

今回基幹システムを見直すにあたり、次のポイントで選定を行いました。

色々検討した結果、これらのニーズを満たせるのがアトラシアン製品でした。

Jiraで個人的に一番気に入っている機能の1つが「プラン」です。複数プロジェクトを跨いで1画面で表示出来る上に、期限などが指定されていないタスクも表示されます。

(このスクショではダミーのタスクを表示しているのでガントチャートが大変な感じになっていますが・・・)

Backlogを使っていた頃は、お客さんにもBacklogに入ってもらい、作業依頼などは都度課題を立ててもらう形で対応してきました。ただ、IT業界ではないお客様が多いためこの運用も厳しくなってきていました。

Zendeskなども検討したのですが、最終的にJira Service Managementに切り替えました。

フォーム投稿後にJiraに課題作成がされるのは当たり前なのですが、自動化機能により作成後にメールを飛ばすなどして通知を出せるのですぐに対応出来ます。

あとはやっぱり自動化機能です。弊社は代表1人で全て対応しているため、この機能は必須です。

最終的に弊社では、Jira + Confluenceを中心にシステムを組み直し、試験的にOpsgenieによるアラート・インシデント管理も行っています。

結果的にコストを半分近く削減出来た上、カスタマーエクスペリエンスの向上にも成功したのですが、その話は別のどこかで・・・